La emisión como servicio: tome una foto, suba los datos, reciba las tarjetas por correo

Para una compañía pequeña como Guaranteed Subpoena Service, contratar una firma externa para emitir sus credenciales de identificación no es problema alguno.

La compañía de servicios de procesamiento con sede en Union, New Jersey, paga unos $6 por la impresión y envío gratuito de cada credencial. Con unos 30 empleados, le sale en $180 imprimir todas las credenciales, en comparación con una impresora de tarjetas que le costaría más de 10 veces esa cifra. “No podemos justificar pagar $2,000 por una máquina cuando nos cobran $6 por una tarjeta de identificación impresa a ambas caras. Ese precio es insuperable”, señala John Metta, director tecnológico de la compañía.

Guaranteed Subpoena Service se suma a un creciente número de compañías pequeñas y medianas que están optando por externalizar la emisión de sus tarjetas de identificación en lugar de hacer esa tarea en la propia empresa. A los negocios pequeños les agrada la sencillez de poder externalizar ese trabajo, ya que no tienen que preocuparse por adquirir y mantener equipos y software de emisión, almacenar suministros de tarjetas en el lugar y pagar a empleados por realizar la labor.

Externalizar la producción de tarjetas, lo que a menudo se denomina “ID como servicio”, tiene muchos significados. Puede referirse simplemente a subcontratar la producción de tarjetas físicas o puede extenderse al proceso completo de gestionar la incorporación de nuevos empleados, ciclo de vida y revocación de los privilegios de empleados.

“Por lo general, las empresas pequeñas y medianas requieren menos cantidad de tarjetas, de modo que resulta económico que otros se encarguen de ese servicio a su nombre. Es atrayente esta opción por no tener que incurrir en gastos de personal y entrenamiento para realizar la tarea”, explica Josh Nippoldt, gerente senior de marketing de producto de HID Global, la cual oferta servicios por encargo de tarjetas de identificación.

El primer paso para las compañías que optan por obtener sus tarjetas a través de un proveedor o centro de servicios es determinar qué información se incluirá en la tarjeta. Después la compañía trabaja con el proveedor para desarrollar un diseño de tarjeta. A continuación, la compañía carga los datos del titular de tarjeta, el proveedor crea una prueba, y finalmente las tarjetas se producen y distribuyen.

La empresa habla de mejoras en la emisión

Hasta el pasado año, Guaranteed Subpoena Service emitía en la propia empresa todas sus credenciales de identificación. Pero cuando el empleado a cargo de esa tarea dejó la compañía, Metta comenzó a explorar otras opciones. La compañía contrató a IDSecurityOnline para emitir las tarjetas de identificación.

Metta dice que escogió la opción de imprimir fuera de la empresa porque representaba sustanciales ahorros en costos. Pero hay también otros beneficios.

Uno de esos beneficios es que las credenciales tienen un aspecto más profesional que cuando la empresa los emitía, señala Metta. También es fácil ordenar una sola credencial cuando la compañía contrata un nuevo empleado, en lugar de tener que echar a andar un sistema propio y recordar entonces cómo hacerlo funcionar todo, explica.

Para crear una tarjeta de identificación, Metta toma la foto del empleado, genera un código de barra único para ese empleado y lo coloca en una plantilla. Exporta un archivo jpeg y lo envía por correo electrónico al proveedor para la confección de la tarjeta. IDSecurityOnline procede a imprimir la credencial o credenciales, y las envía por correo en el transcurso de un día.

Aunque esa compañía en primer orden vende impresoras de tarjetas, se percataron de la necesidad de la emisión de tarjetas de identificación offsite como servicio, explica Gabriel Schonzeit, presidente y fundador de IDSecurityOnline. La compañía con sede en Nueva York ofrece un servicio de 24 horas a clientes dentro de un alcance de tres estados.

Aunque las compañías menores como Guaranteed Subpoena Service utilizan IDSecurityOnline como su fuente primaria para la emisión de tarjetas de identificación, Schonzeit dice que también es común que la compañía sirva en capacidad híbrida, proveyendo el servicio como un valor añadido para los clientes que tienen sus propias impresoras.

Schonzeit señala que existe una creciente disposición entre los comerciantes de cargar los datos de los empleados, lo que crea un mercado para la emisión de ID como servicio. “La nube se va convirtiendo en un entorno de confianza”, señala.

Se anuncian ahorros en los costos y facilidad de uso

Los emisores mencionan múltiples ventajas en la subcontratación de la confección de tarjetas de identificación. Schonzeit dice que el modelo puede ser un generador de ingresos, además de una medida para el ahorro en los costos. Por ejemplo, una universidad puede pedirle a los estudiantes de nuevo ingreso que hagan un pre-registro en el sistema de identificación mediante el ingreso de sus datos y la presentación de una fotografía. En lugar de tener que adquirir diversas impresoras para confeccionar las tarjetas para todo el estudiantado al inicio del semestre, el campus puede imprimir offsite la mayoría de las tarjetas de identificación. A los estudiantes que no hagan la pre-inscripción se les puede cobrar honorarios por la impresión in situ de la identificación.

Externalizar la emisión también ayuda a las empresas a que el gasto operativo mensual por la impresión de ID sea más reducido, en lugar del gran gasto de capital inicial que se produce en el modelo tradicional al adquirir equipos para la emisión. “Con un modelo de servicio el costo por tarjeta es mayor, pero hay una distribución consistente de los costos a través del tiempo”, plantea Nippoldt.

La emisión offsite es además ideal para los negocios que tienen múltiples ubicaciones en diferentes lugares del país y que de otro modo tendrían que distribuir hardware a cada dependencia.

Entrust Datacard suministra el equipamiento y el software que permite la producción de tarjetas y la entrega remota de credenciales seguras. Tim Klabunde, director de soluciones gubernamentales de identificación de la compañía, expresa que el empleo de un enfoque de oficina de servicios ofrece ventajas para las instituciones tanto del sector público como privado. No tienen que preocuparse por los costos generales o por las operaciones, y normalmente pagan un precio por credencial.

“Uno tiene la flexibilidad de un equipo de mayor eficiencia, la capacidad de hacer tiradas más pequeñas y administrar muchos programas diferentes sin tener que mantener un stock de tarjetas en almacén o gestionar los suministros”, señala.

Precupaciones por seguridad y logística

El modelo de externalización no deja de tener riesgos, y proteger los datos del titular de tarjeta mientras están en tránsito hacia y desde un tercero, no debe tomarse a la ligera, señala Schonzeit. “La cuestión de pre-registrarse puede infundir algún temor ¿y si la persona equivocada recibe la tarjeta de identificación?” Hay que ser muy cuidadoso en el trabajo de la oficina de servicios”, comenta.

Aunque Schonzeit tiene fe en ID como servicio, plantea que la emisión en la propia empresa sigue siendo la opción más segura para los negocios. “Yo preferiría que una persona comprara una computadora asignada para esa tarea y una impresora de fotos de identificación que se utilizaran exclusivamente para la impresión interna de las tarjetas ID. Desde el punto de vista de la seguridad, esa sigue siendo mi preferencia, pero en muchos casos tiene sentido hacer la subcontratación”, señala.

También hay algunos problemas logísticos que se producen por tener un proveedor externo encargándose de la emisión de las tarjetas de identificación. La subcontratación puede crear problemas para un negocio que requiere imprimir tarjetas a petición, señala Klabunde. Puede que una compañía no esté en capacidad de emitir credenciales de reemplazo de forma tan rápida y sencilla. “Uno tiene que asegurarse de tener una credencial lista para alguien que empieza a trabajar el lunes”, comenta Klabunde.

Pese a cualquier inconveniente que pueda tener la externalización, Nippoldt considera que el mercado está desplazándose hacia la tarjeta de identificación dentro de un modelo de servicio, en especial por parte de los negocios pequeños y medianos. “Las compañías pequeñas están comenzando a utilizar el modelo porque por primera vez están viendo el valor que representa tener tarjetas, en comparación con no tenerlas”, señala.